IT-Onboarding: Neue Kollegen professionell sowie sicher einbinden!

Es existiert keine 2. Gelegenheit für einen Ersteindruck – das gilt gegenwärtig besonders im Businessalltag. Damit frisch eingestellte Fachkollegen nicht schon innerhalb der Bewährungszeit kündigen, ist ein wohlüberlegtes Onboarding unter Einbeziehen verschiedener Arbeitsbereiche, besonders der IT-Abteilung, notwendig. Was Unternehmungen beim Onboarding-Prozess aus der Perspektive der IT beachten müssen, lernen Sie im folgenden Beitrag.

In einer umkämpften Marktumgebung, in der professionelle Arbeitskräfte immer leichter ihren Job verändern, wird ein planmäßiges und durchdachtes Onboarding immer wichtiger. Auf der einen Seite schafft es einen professionellen Start und eine wirkungsvolle Eingliederung hinzugewonnener Arbeitnehmer in den Betrieb, zum anderen profitieren Firmen durch eine stärkere Effizienz ebenso wie eine langfristige Mitarbeiterbindung ebenso wie die in der Folge geringeren Kosten für Mitarbeiterfluktuation.

Nach der aktuellen Studie “Onboarding im Wandel” erstellt von Haufe haben gegenwärtig 83 Prozent der betrachteten Unternehmungen verstanden, dass in Zeiten des Fachkräftemangels das Onboarding unerlässlich ist, um neue Angestellte zeitnah ins Unternehmen einzugliedern sowie auf lange Sicht zu binden. Zur selben Zeit sind sie davon überzeugt, dass die Fluktuation im Startjahr durch verwendete Onboarding-Mittel vermindert werden konnte. 93 % der Unternehmen sind ferner der Meinung, dass durch konsequente Einarbeitung die zwischenmenschliche Integration der hinzugewonnenen Kollegen verstärkt und beschleunigt werden kann. 92 Prozent der Firmen stimmten ferner zu, dass dies gleichermaßen für die fachspezifische Eingliederung angenommen werden kann.

Trotz selbiger Onboarding Instrumente berichten 30 Prozent der Unternehmen von Cases, in welchen neu unter Vertrag genommene Arbeitnehmer noch vor dem ersten Werktag wieder gekündigt haben. Möglicherweise, zumal sie sich wenig willkommen gewähnt haben, im Ganzen an der anzutretenden Stelle gezweifelt oder vom zukünftigen Arbeitgeber bis zum ersten Arbeitstag nichts mehr vernommen haben?

Von daher reicht es also nicht, die neuen Kollegen mit einem warmen Händedruck am Empfang zu begrüßen – eher sind durchdachte Onboarding-Strategien wichtig, welche in den Kalenderwochen und Tagen vor dem Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters angewendet werden. In diesem Zusammenhang zählt genauso das informationstechnologische Onboarding.

Ankommen, Fuß fassen, Durchstarten!

Heutzutage ist fast jedes Wirtschaftsunternehmen auf eine funktionierende IT-Umgebung angewiesen. Sei es für das Tätigkeitsfeld eines einzelnen Mitarbeiters, die Organisation und Regulierung von Tätigkeiten und auch Betriebsabläufen oder die Kommunikation innerhalb der Unternehmensbereiche, zu Endkunden wie auch mit Lieferanten.

Weil ein vollwertig eingerichteter Arbeitsbereich nicht nur für einen ersten vorteilhaften Gesamteindruck sorgt, sondern ebenfalls für die zukünftige Weiterentwicklung und die Produktivität eines Arbeitnehmers zentral ist, nimmt die Firmen-IT-Infrastruktur beim ordnungsgemäßen Onboarding eine entscheidende Rolle ein.

Beim Onboarding ist die Geschäfts-IT in allererster Linie dafür zuständig, dass der Büroarbeitsplatz eines neuen Beschäftigten vor seinem Eintrittstag aufgesetzt wird. Dazu zählen zusätzlich zu dem Bestellen wie dem Bereithalten der richtigen Gerätschaften, die Montage sowie das Einrichten aller eingesetzten Tools, Accounts ebenso wie Berechtigungsstrukturen. Ferner sollten auch Security-Awareness-Trainings für die Themen IT-Security sowie Informationssicherheit konzipiert und durchgeführt werden, um die neu gewonnenen Arbeitskräfte von Beginn an für Security relevante Aspekte sensibilisieren und bestärken zu können.

Vergessen Sie beim Onboarding auf gar keinen Fall die Unternehmens-IT!

Bis heute gibt es zahlreiche Unternehmungen, in denen das informationstechnologische Onboarding nicht genügend bedacht wird. Hier kann sich ein unstrukturiertes oder schlechtes Onboarding-Vorgehen negativ auf die Mitarbeiteridentifikation auswirken und gelegentlich eine Bedrohung für die IT-Sicherheit, Information Security, Internetsicherheit wie auch den Datenschutz darstellen.

Angesichts dessen ist das IT-seitige Onboarding für eine Firma wesentlich.

Hierbei hat sich aus informationstechnologischer Sicht im Onboarding das nachstehende Vorgehen bewährt:

  • Wahl der geeigneten Gerätschaften

Bei der Wahl der geeigneten Hardwarekomponenten ist zu berücksichtigen, dass alle Firmenbereiche und Entscheider von der IT, über die Personalabteilung bis hin zur Fachabteilung in den Planungsprozess mit einbezogen werden.
In einem gemeinschaftlichen Dialog gilt es festzulegen, welche Computerkomponenten, Peripheriegeräte und sonstigen Zubehör der neu gewonnene Mitarbeiter verwenden soll. Ist diese Hardware noch nicht vorhanden, muss sie von der IT in Rücksprache mit der Beschaffungsabteilung bestellt werden. Nachdem die Hardware vorhanden ist, erfolgt der Aufbau des Büroarbeitsplatzes mit dem gebrauchten Arbeits-Equipment sowie die Einrichtung und Prüfung der Netzwerk- sowie Telefonverbindung.

  • Ermittlung der notwendigen Softwaresysteme sowie der Nutzungsrechte.

Parallel zur Ausstattung des physischen Arbeitsplatzes muss die notwendige Computersoftware identifiziert werden. Abhängig vom Tätigkeitsfeld verwendet der neu gewonnene Beschäftigte neben den üblichen Applikationen wie etwa MS Office ebenso speziellere Programme, wie unter anderem ein ERP-System, Bildbearbeitungssoftware oder InDesign. Die Unternehmens-IT sollte zuvor beurteilen, ob Benutzerlizenzen erworben bzw. ergänzt werden müssen. Dann gilt es, die Anwendungen zu installieren, die Rechte zu verteilen und das E-Mail-Benutzerkonto des neu gewonnenen Mitarbeiters einzurichten.

  • Umsetzung der Zeiterfassung

Nach einem Urteil des EuGH vom 14.05. 2019 sind Unternehmen verpflichtet, Arbeitszeiten von Angestellten zu dokumentieren. Aufgrund dessen sollte für den neuen Beschäftigten ein individuelles Arbeitszeitkonto vorgesehen werden, um die Zeiten sofort vom ersten Arbeitstag an registrieren zu können.

  • Freischaltung der Zutrittskontrolle

In einigen Betrieben wird die Zutrittskontrolle technologisch administriert. Die IT-Abteilung muss dann die berechtigten Geschäftsbereiche freischalten, damit der hinzugewonnene Mitarbeiter nicht vor verriegelten Türen steht.

  • Verfügbarmachung, Administration und Absicherung portabler Devices

Zahlreiche Unternehmen offerieren ihren Arbeitnehmern für das mobile Tätig sein die Benutzung mobiler Endgeräte. Wird ein hinzugewonnener Kollege mit einem portablen Device etwa einem Notebook, einem IPad oder einem Smartphone versehen, sollten diese Devices in einer Mobile-Device-Management-Solution geführt werden. Um die Sicherheit beim mobilen Tätig sein zu verbessern, sollten die genutzten Endgeräte insbesondere durch eine Anti-Virus-Software, eine Firewall, eine Multifaktor-Authentisierung und eine Harddriveverschlüsselung abgesichert werden. Weiter sollte ein virtuelles privates Netzwerk, abgekürzt VPN, aufgesetzt werden, um neuen Mitarbeitern einen sicheren Remote-Zugang auf das Firmennetzwerk zu gewähren.

  • Einführung und Kurse zu sicherheitsrelevanten Themenfeldern

Bei Jobantritt erfolgt die IT-seitige Unterweisung des neu gewonnenen Beschäftigten in die Technik, Softwarekomponenten ebenso wie die IT-Sicherheit. Ebenso sollte die Betriebs-IT den neuen Beschäftigten mit den Bestimmungen für die Internetnutzung ebenso wie mit dem unternehmenseigenen Datenschutzkonzept vertraut machen. Weiterhin sollten in den 1ten Wochen und Monaten Security-Awareness-Kurse für die Bereiche IT-Security und Datenschutz terminlich festgelegt und durchgeführt werden, um die neuen Beschäftigten von Beginn an für sicherheitskritische Fragestellungen sensibilisieren und interessieren zu können.

Der erste Eindruck zählt!

Insbesondere in den 1ten 100 Tagen ist die Gefahr hoch, dass neu gewonnene Arbeitnehmer wieder kündigen. Oftmals werden hierfür laut der aktuellen softgarden-Untersuchung „Probezeit für Arbeitgeber“ ein ungutes Arbeitsklima, zu große Erwartungshaltungen an die Kultur des Unternehmens oder die Unzufriedenheit mit dem herrschenden Managementstil als Kündigungsgrund genannt.

Deswegen ist es erforderlich, dass hinzugewonnene Kollegen gerade in der Startzeit mittels eines sinnvoll organisierten und mit System gestalteten Onboarding-Vorgangs an die Hand genommen und in den Geschäftsbetrieb eingegliedert werden.

Möchten auch Sie erfahren, wie Sie ein zielorientiertes wie auch effektives IT-seitiges Onboarding etablieren können, das es sämtlichen Mitarbeitern erlaubt, auf einfache und motivierende Weise einzusteigen? Dann stehen wir Ihnen gerne jederzeit mit unserer Expertise zur Verfügung!nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Sie erreichen uns telefonisch unter: +49 221 7880 59-200 oder per Mail unter beratung@coretress.de

By Comments off , , , August 23, 2021