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Zusammenarbeit 2.0 – mit der Collaboration-Software Microsoft SharePoint

Zusammenarbeit 2.0 – mit der Collaboration-Software Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint ist eine internetbasierte Zusammenarbeits- und Dokumentenmanagementplattform, die von Microsoft erschaffen wurde. Sie wird von Unternehmen unterschiedlicher Größenordnung benutzt – von kleineren über mittelständische Unternehmen bis hin zu Konzernen – und bringt eine Reihe von Features wie Dokumentenablage und -freigabe, Diskussionsforen, Weblogs, Wikis, Kalender sowie Aufgabenverwaltung. Was genau SharePoint ist und für wen sich die Lösung lohnt, nehmen wir im folgenden Blog-Beitrag genauer unter die Lupe.

Das Programm SharePoint von Microsoft wurde im Jahr 2001 als innere Collaboration-Plattform für Microsoft erschaffen und ist seit 2003 als Teil des Microsoft Office-Systems erhältlich. SharePoint ist eine Plattform, welche Firmen selbst erstellen und warten können. In einer SharePoint-Landschaft werden Inhalte wie Dateien, Webseiten, Dokumente oder Informationen gespeichert und gemeinschaftlich genutzt. Die Plattform selbst kann hausintern oder außerhalb (oder eine Komposition aus beidem) gebraucht werden.

SharePoint kann entweder als webbasierte Applikation im Kontext einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) eingesetzt werden oder als On-Premise-Variante auf einem privaten Server oder in einer eigenen Cloud gehostet werden. Details zu den gegenwärtigen Plänen & Preisen sind an dieser Stelle zu finden: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans?market=de

Einsatzzwecke von Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint als internetbasiertes Zusammenarbeitsinstrument kann von Unternehmen aller Größen genutzt werden. Es gestattet es, Unterlagen, Dokumente sowie Dateien zu erstellen, zu editieren und zu speichern.
Die Software wurde ursprünglich entwickelt, um Intranets zu erstellen, doch in der Zwischenzeit wird diese auch für Extranets und Intranet-Websites verwendet. Über die Tatsache hinaus können Benutzer mithilfe von SharePoint ebenso an Online-Konferenzen beteiligt sein und Dokumente gemeinsam bearbeiten, was die Teamarbeit verbessert wie auch vereinfacht. Mithilfe der Suchfunktion lassen sich im SharePoint schnell und mühelos wesentliche Infos finden – egal, ob es sich um eine bestimmte Datei, ein Schreiben oder einen Internetseiten-Link dreht.

SharePoint kann zudem für eine Menge von anderen Zwecken genutzt werden, wie beispielsweise der Automatisierung von Arbeitsabläufen oder einem Dokumentenmanagement, einer Aufgabenverwaltung und Planung.

Die größte Kraft von SharePoint ist trotzdem in den letzten Jahren enorm gestiegenem Funktionsumfang nach wie vor das Einrichten von Intranets und ähnlichen Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren und allem, was dazu gehört (Benutzerprofile, Kommentare usw.).

Kurzum: SharePoint ist eine leistungsstarke Webseite, welche Unternehmen dabei supportet, Inhalte und Dokumente effektiv zu verwalten und zu teilen.

Die zentralen Funktionen von SharePoint zusammengefasst:

• Geschäftsprozesse automatisieren
• Daten speichern, teilen sowie in Kooperation bearbeiten
• Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erstellen
• Informationen in Art von Blog, Intranet, Wiki & Co. zur Verfügung stellen
• Integration in weitere Microsoft-Office-Anwendungen

SharePoint – das Informations- & Nachrichtenportal

Wie wir jetzt wissen, ermöglicht SharePoint es seinen Benutzern, Inhalte zu erstellen, zu arrangieren und zu teilen. Die Plattform bietet eine relevante Stelle, an der Teams Informationen tauschen sowie an Projekten arbeiten können. Verwendet man SharePoint als Intranet, optimiert das die Interaktion und bietet außerdem die Möglichkeit, Wissen innerhalb des Unternehmens schnell, effektiv und langfristig weiterzugeben.

Hiermit bietet der SharePoint viele Nutzen für Unternehmen, zum Beispiel:

• Optimierte Zusammenarbeit und Kommunikation
• Höhere Effizienz
• Hochflexible sowie anpassbare Lösung
• Verbesserte Dokumentenverwaltung
• Erhöhte Sicherheit und Kontrolle

Ist SharePoint sicher?

Der Schutz Ihrer Daten ist von entscheidender Bedeutung. Speziell, wenn Sie ein kleineres oder mittleres Unternehmen sind, sind Daten wahrscheinlich Ihr größtes Gut. Die Daten, welche Sie in SharePoint speichern, sind die Grundlage Ihres Unternehmens, und wenn Sie sie verlieren, haben Sie eventuell keine Möglichkeit, sie wiederherzustellen – die Plattform sollte daher in jedem Fall geschützt sein! Es darf nichts verschollen gehen und unbefugte Zugriffe sollten vermieden werden.

SharePoint bietet eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen, die hierfür sorgen, dass die Daten gesichert sind – egal, ob Sie diese in der Cloud abspeichern oder auf dem lokalen Netzwerk. Um etwaige Sicherheitslücken zu unterbinden, raten wir folgende Mittel:

  1. Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Login zu SharePoint
  2. Administrator-Konten besonders schützen
  3. Berechtigungen aufmerksam vergeben
  4. Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint benutzen
  5. Mitarbeiterschulung in Sachen Datenschutz
  6. Richtlinie für die externe Freigabe anlegen
  7. Externe SharePoint-Nutzer am besten vermeiden und bei Verwendung überwachen

Wenn du Microsoft SharePoint in deinemUnternehmen einsetzen möchtest, kontaktier uns: Wir helfen dir bei der Umsetzung und der SharePoint-Integration in die für dich wichtigen Microsoft-Produkte. Wir beraten dich auch, welche Form der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für dich die ideale Wahl ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?